اگر شما هم صاحب شرکت تجاری، موسسه و یا کسب و کار و یا در مرحله راه اندازی آن هستید حتما تاکنون با عبارات تشکیل پرونده مالیاتی و دریافت کد اقتصادی آشنایی دارید. هر شخص حقوقی و یا حقیقی برای انجام معاملات، انعقاد قرارداد، دریافت کارت بازرگانی و مواردی از این قبیل به کد اقتصادی نیاز دارد. کد اقتصادی شماره منحصر به فردی است، که توسط سازمان امور مالیاتی کشور، حسب مورد به اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل اختصاص داده می شود.
قدم اول برای دریافت کد اقتصادی، تشکیل پرونده مالیاتی است. از این رو به دلیل اهمیت مالیات کسب و کارها و فرآیند تشکیل پرونده، در این مقاله در مورد قوانین و بخشنامههای مالیاتی بر آن شدیم شما را با نحوه تشکیل پرونده مالیاتی و مدارک مورد نیاز آن برای اشخاص حقیقی و حقوقی آشنا نماییم. با حامی ارقام همراه باشید.
تشکیل پرونده مالیاتی چیست؟
تمامی افراد حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت و دریافت پروانه کسب، باید برای تشکیل پرونده مالیاتی اقدام کنند. با این کار به سازمان امور مالیات نشان داده میشود، که این شرکت یا کسب و کار ایجاد شده است.
انجام این کار برای پرداخت مالیات نیست؛ با این کار شرکت یا صاحبان کسب و کار مراحل قانونی را طی کرده و مجوزهای قانونی را برای انجام فعالیتهای مختلف کسب میکنند.
انجام این کار، یکی از اولین اقدامات فعالان اقتصادی پس از راهاندازی یک کسب و کار است. اهمیت این مسئله به حدی است که در صورت عدم تشکیل پرونده، قادر به انجام فعالیت اقتصادی به صورت قانونی نخواهد بود.
مراحل تشکیل پرونده مالیاتی
در سالهای اخیر سازمان مالیاتی با هدف کاهش مراجعات حضوری مودیان به ادارات مالیاتی، اقدام به الکترونیکی نمودن بسیاری از فرآیندهای مالیاتی نموده است. یکی از مهمترین این فرآیندها، عملیات تشکیل پرونده مالیاتی است. به این منظور قبل از هر کار باید نسبت به ثبت نام الکترونیکی در نظام مالیاتی اقدام نمایید.
این مراحل عبارتند از:
- پیش ثبت نام در نظام مالیاتی
- تکمیل و تایید اطلاعات اولیه
- دریافت نام کاربری و رمز عبور
- تکمیل اطلاعات مربوط به فعالیت اقتصادی
- ارائه اسناد و مدارک به اداره مالیاتی مربوطه
- اعتبارسنجی اطلاعات و اسناد و مدارک
- دریافت کد رهگیری و اتمام فرآیند تشکیل پرونده مالیاتی
اهمیت انجام پرونده مالیاتی
بر اساس قانون تجارت و قانون مالیاتهای مستقیم، کلیه فعالان اقتصادی (اعم از اشخاص حقوقی و حقیقی) موظفند نسبت به تشکیل پرونده و انجام تکالیف مالیاتی خود اقدام نمایند. در واقع هر کسب و کاری که پرونده مالیاتی و کد فعالیت اقتصادی نداشته باشد، در انجام بسیاری از فعالیتهای خود با مشکل مواجه خواهد شد. برخی از این مشکلات عبارتند از:
- نمیتواند به صورت قانونی با سایر کسب و کارها (اعم از داخلی و خارجی) تعامل (خرید و فروش) نماید
- نمیتواند از برخی تسهیلات بانکی استفاده نماید
- نمیتواند از پایانههای فروشگاهی استفاده نماید
- نمیتواند نسبت به انجام تکالیف مالیاتی خود اقدام نماید
و بسیاری موارد دیگر که به دلیل اجرای طرح جامع مالیاتی و اتصال سیستم مالیاتی به بسیاری از سامانههای کشور برای کسب و کارهای فاقد پرونده مالیاتی امکان پذیر نیست. اما کار به همین جا ختم نمیشود؛ عدم انجام تکالیف مالیاتی میتواند منجر به توقیف اموال و حتی ممنوع الخروجی اشخاص (اشخاص حقیقی و مدیران و اعضای هیئت مدیره اشخاص حقوقی) شود.
تشکیل پرونده مالیاتی چقدر زمان میبرد؟
تشکیل پرونده مالیاتی در همه حوزهها به جز حوزه غرب تهران حدود یک هفته تا ده روز طول میکشد. در حوزه مالیاتی غرب تهران، به دلیل بازدید اداره دارایی مستغلات از محل شرکت، این پروسه زمان بیشتری میبرد.
مهلت زمان انجام پرونده مالیاتی
مهلت تشکیل پرونده مالیاتی بر اساس حقیقی یا حقوقی بودن شخصیت فعالان اقتصادی متفاوت است.
اشخاص حقوقی
مطابق تبصره ماده 48 ق.م.م، کلیه اشخاص حقوقی موظفند حق تمبر سهام و سهم الشرکه خود را ظرف 2 ماه از تاریخ ثبت قانونی شرکت پرداخت نمایند.
علیرغم اینکه مهلت انجام پرونده برای اشخاص حقوقی، حداکثر 2 ماه تعیین شده است، اما بهتر است در اولین فرصت پس از تاسیس شرکت پرونده خود را تشکیل دهید؛ زیرا مهلتهای انجام تکالیف قانونی مالیاتی از زمان ثبت شرکت در نظر گرفته میشود.
اشخاص حقیقی
بر اساس تبصره 3 ماده 177 ق.م.م، صاحبان مشاغل مکلفند ظرف 4 ماه از تاریخ شروع فعالیت، مراتب را کتبا به اداره مالیاتی محل فعالیت اعلام نمایند.
دقت کنید که تاریخ شروع فعالیت، ممکن است با تاریخ دریافت پروانه (جواز) کسب متفاوت باشد. در این ماده قانونی، مهلت تشکیل پرونده اشخاص حقیقی، 4 ماه از تاریخ شروع فعالیت ذکر شده است.
مدارک تشکیل پرونده مالیات
مدارک لازم جهت تشکیل پرونده مالیاتی بر اساس حقیقی یا حقوقی بودن شخصیت مودیان با یکدیگر متفاوت است.
برای اشخاص حقیقی
مدارک لازم جهت تشکیل پرونده اشخاص حقیقی برای مالیات بر عملکرد و مالیات بر ارزش افزوده عبارتند از:
- تصویر صفحه اول شناسنامه مودی (و شرکا در پروندههای مشارکتی)
- تصویر پشت و روی کارت ملی مودی (و شرکا در پروندههای مشارکتی)
- تصویر جواز کسب واحد صنفی از مراجع ذیربط
- تصویر آخرین قبض تلفن مربوط به واحد اقتصادی محل فعالیت
- تصویر سند مالکیت و یا اجاره نامه ملک محل فعالیت (به نام مودی)
- تصویر کارت بازرگانی مودی (در صورت وجود)
- تصویر وکالتنامه نماینده قانونی یا گواهی آن
برای اشخاص حقوقی
مدارک لازم جهت تشکیل پرونده اشخاص حقوقی اندکی مفصلتر از مدارک لازم برای اشخاص حقیقی است. برای تشکیل پرونده مالیات بر عملکرد و مالیات بر ارزش افزوده اشخاص حقوقی مدارک زیر مورد نیاز است:
- اصل و کپی صفحه اول شناسنامه اعضای هیئت مدیره
- اصل و کپی کارت ملی اعضای هیئت مدیره
- اصل و کپی کلیه مدارک شرکت اعم از اساسنامه شرکت، آگهی تاسیس، روزنامه رسمی، شرکتنامه، اظهارنامه ثبت شرکتها و مهر شرکت
- کپی آخرین آگهی تغییرات روزنامه رسمی
- گواهی امضای صاحبان امضای مجاز اشخاص حقوقی در دفتر خانه اسناد رسمی
- فیش پرداخت نیم در هزار سرمایه اولیه شرکت
- کپی پروانه فعالیت و یا جواز فعالیت
- کپی کارت بازرگانی شخص حقوقی (در صورت وجود)
- کپی سند مالکیت و یا اجاره نامه دفتر محل فعالیت شخص حقوقی (به نام شخص حقوقی)
- کپی آخرین قبض تلفن مربوط به تلفن محل شرکت
نکات مهم برای انجام پرونده مالیاتی
نکاتی که لازم است در تشکیل پرونده مالیاتی به خاطر داشته باشید به شرح زیر است:
- آدرس مکان شرکت باید واقعی باشد؛ زیرا حوزههای مالیاتی جهت اطمینان از صحت آدرس، به آدرس اعلامشده در روزنامههای رسمی مراجعه خواهند کرد.
- کدپستی مکان شرکت را حتما از اداره پست دریافت کنید؛ در صورت مغایرت آدرس پستی با کدپستی، برای دریافت کد اقتصادی دچار مشکل میشوید.
- اگر موسسه شما اجارهای است برای اطمینان خاطر بهتر است کارت ویزیت املاکی که در آن اجارهنامه تنظیم شده را ضمیمه مدارک خود کنید.
- اگر یک شرکت تازه تاسیس شده باشد یا هیچ فعالیتی نداشته باشد، لازم است عدم فعالیت خود را اعلام کند و برای این کار ضروری است.
- در صورتیکه مدت زمان بین تاسیس شرکت و تشکیل پرونده از یک سال بیشتر شده باشد، لازم است شرکت در خصوص عدم تشکیل پرونده، توضیحاتی ارائه کند.
سخن پایانی
تشکیل پرونده اولین و مهمترین تکلیف مالیاتی صاحبان کسب و کارها است. نکته قابل توجه در خصوص این تکلیف آن است که عدم ثبت نام در نظام مالیاتی و همچنین عدم تشکیل پرونده مانع از دریافت مالیات از شما و کسب و کارتان نیست؛ بلکه آغاز راه کنارهگیری از بازار کسب و کار و ورشکستگی است. از این رو توصیه حامی ارقام به شما توجه به قوانین مالیاتی و جدی گرفتن کلیه تکالیف مالیاتی است.
برای اطلاعات بیشتر درباره چگونگی انجام پرونده مالیاتی و کلیه امور مالی و حسابداری به صفحه اینستاگرام حامی ارقام بپیوندید. دپارتمان ارتباط با مشتریان گروه حامی ارقام، همواره آماده پاسخگویی به سوالات شما هستند. برای دریافت انواع مشاوره درباره ثبت انواع شرکت، دورههای آموزشی حامی ارقام، همایشها و… با ما در ارتباط باشید.
شماره تماس: 02191303232











